Toewijzing ontvangen

Je hebt een gunning ontvangen, wat nu?

De werken zijn officieel voor jou, jij mag deze dus gaan uitvoeren. Volgens de etiquette, bevestig je vervolgens de goede ontvangst van je gunning aan de contactpersoon.

Eerst en vooral zal al een deel van de informatie in de gunningsbrief geplaatst worden:

  1. voor welke overheid je de werken zal uitvoeren

  2. wie je contactpersoon is

  3. welke borgstelling die je moet stellen

  4. welk bedrag er gegund wordt

  5. eventuele bijkomende verzekeringen die je moet nemen

As far as the eye can see

De periode om een bewijs van borgstelling en een bewijs van de eventuele bijkomende verzekeringen te bezorgen, bedraagt 30 dagen.

Je dient nog niet aan de werken te starten, dit is pas na het aanvangsbevel (tenzij deze reeds in de gunningsbrief vermeld werd). 

Na de eerste maand kan je de reeds uitgevoerde werken in een vorderingsstaat plaatsen. Deze stuur je naar de aanbestedende overheid ter goedkeuring. Om de vorderingsstaat goed te keuren hebben ze meestal 30 dagen (de exacte periode staat gespecifieerd in het bestek). Na goedkeuring van de vorderingsstaat dien je binnen de 5 dagen de factuur op te maken. Opgelet, de factuur wordt in de meeste gevallen pas betaald 60 dagen na de datum van de vorderingsstaat, belangrijk om hiermee rekening te houden voor je cashflow. 

Zo verloopt dit proces verder maand per maand tot het einde van de werken.

Na het einde van de werken heeft de aanbestedende dienst 90 dagen betalingstermijn na datum van de vorderingsstaat, dit wordt meestal ook vermeld in het bestek. 

Vervolgens vraag je meteen ook een proces van voorlopige oplevering op en indien nodig de gedeeltelijke borgvrijgave.

Afhankelijk van de waarborgtermijn dient er dan na een bepaalde periode (ook terug te vinden in het bestek) een aanvraag tot definitieve oplevering gevraagd te worden samen met de resterende borg.

De loop van deze zaken vraagt wat administratieve opvolging. Het is niet onoverkomelijk om dit zelf te doen, maar je dient wel op de hoogte te zijn van het reilen en zeilen van de meeste zaken.

Wil je graag ondersteuning in dit proces? Dit is zeker mogelijk, tijdelijk en zelfs ook blijvend.